Parti e ambito
Per i trattamenti soggetti al GDPR, il cliente identificato nell’ordine è titolare del trattamento dei dati personali che affida a FacileHACCP. Matteo Laureti, P. IVA 17723751008, con sede in Viale Giulio Agricola 115, 00174 Roma (RM), Italia, li tratta per suo conto come responsabile.
Se il cliente opera come responsabile per un altro titolare, FacileHACCP interviene come altro responsabile. Il cliente deve disporre dell’autorizzazione necessaria e impartire istruzioni coerenti con l’incarico ricevuto.
Questo accordo integra le condizioni del servizio ed è richiamato nella loro accettazione per gli acquisti professionali. Per i dati affidati dal cliente prevale sulle disposizioni contrattuali incompatibili. I trattamenti propri del fornitore per account, amministrazione e sicurezza sono descritti nell’informativa privacy.
Trattamenti affidati
Il trattamento serve a fornire il software HACCP richiesto: raccolta, organizzazione, consultazione, conservazione, modifica tracciata, estrazione, esportazione e cancellazione dei contenuti. Comprende l’assistenza autorizzata e il ripristino. Dura per il servizio e per le operazioni di restituzione o cancellazione alla sua cessazione.
La precompilazione richiesta dall’utente comprende la lettura del documento o dell’etichetta selezionati tramite i fornitori AI indicati sotto. Il risultato è una bozza: l’utente verifica e conferma i dati prima di registrarli.
I dati possono riguardare personale e operatori, amministratori e autori delle registrazioni, referenti di fornitori e destinatari, consulenti e persone presenti nei documenti caricati. Comprendono nomi, recapiti professionali, ruoli, formazione, attestazioni e firme inserite, registrazioni HACCP, metadati delle azioni, documenti e allegati.
Il cliente stabilisce finalità, basi giuridiche, informazioni agli interessati e tempi di conservazione della propria attività. Inserisce soltanto dati pertinenti. Dati sanitari, categorie particolari e dati giudiziari richiedono una necessità documentata, basi giuridiche idonee e misure concordate prima del caricamento.
Istruzioni e riservatezza
FacileHACCP tratta i dati soltanto su istruzioni documentate del cliente, comprese le operazioni degli utenti autorizzati e le indicazioni del referente designato. Le istruzioni riguardano anche gli eventuali trasferimenti internazionali.
Se il diritto dell’Unione europea o di uno Stato membro impone un diverso trattamento, FacileHACCP informa il cliente prima di procedere, salvo divieto legale. Segnala immediatamente le istruzioni che ritiene contrarie alla disciplina sulla protezione dei dati.
Le persone autorizzate accedono ai dati nella misura necessaria ai propri compiti e sono vincolate alla riservatezza. Il cliente gestisce ruoli, inviti e revoche dei propri utenti. FacileHACCP limita gli accessi tecnici e di assistenza alla necessità dell’intervento o alle istruzioni ricevute. I contenuti affidati non sono usati per marketing o addestramento di modelli per iniziativa del fornitore.
Misure di sicurezza
Le misure sono commisurate alla natura dei dati e ai rischi per le persone. Comprendono:
- Account personali e autorizzazioni per azienda, sede e ruolo.
- Connessioni HTTPS e allegati in archivi privati con accesso autorizzato.
- Separazione degli ambienti e accessi amministrativi limitati.
- Tracciamento delle rettifiche e degli accessi ai documenti.
- Copie di sicurezza cifrate della base dati e procedure di ripristino.
- Gestione delle credenziali e minimizzazione dei dati nella diagnostica.
FacileHACCP verifica l’efficacia delle misure e le adegua ai rischi, preservando riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza. Le informazioni necessarie a valutarle sono messe a disposizione del cliente secondo le modalità di verifica previste sotto.
Assistenza e violazioni dei dati
Tenendo conto del trattamento e delle informazioni disponibili, FacileHACCP assiste il cliente nelle richieste degli interessati, nelle misure di sicurezza, nelle valutazioni d’impatto e nelle consultazioni preventive. Se riceve una richiesta sui dati del cliente, la trasmette al referente senza decidere autonomamente il riscontro, salvo obblighi di legge.
Il cliente decide il riscontro alle persone interessate. FacileHACCP fornisce le estrazioni e gli interventi autorizzati, proteggendo i dati di altre aziende o persone.
Quando viene a conoscenza di una violazione dei dati affidati, FacileHACCP informa il cliente senza ingiustificato ritardo. Comunica gli elementi disponibili su natura dell’incidente, dati e persone coinvolti, conseguenze, misure e contatto operativo. Fornisce aggiornamenti quando emergono altre informazioni e collabora alla mitigazione e alla conservazione delle evidenze. Il titolare decide le notifiche all’autorità e le comunicazioni agli interessati previste dalla legge.
Altri responsabili e trasferimenti
Il cliente autorizza in via generale il ricorso ai fornitori indicati per le attività seguenti:
- Hetzner Online GmbH, Germania: infrastruttura dell’applicazione e della base dati su server in Finlandia, con assistenza nell’Unione europea.
- Cloudflare, Inc., Stati Uniti: rete e sicurezza del servizio; allegati e copie di sicurezza privati tramite R2; email di accesso e di servizio e relativi dati tecnici tramite Email Sending.
- Hostinger: corrispondenza di assistenza e privacy, inclusi i contenuti trasmessi dal cliente.
- OpenAI Ireland Ltd., Irlanda, con affiliate e subfornitori previsti dal suo accordo sul trattamento dei dati: lettura dei file selezionati per la precompilazione di documenti, etichette e schede tecniche. Il servizio può comportare trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo.
FacileHACCP fornisce al cliente le informazioni su identità, localizzazioni, attività e garanzie applicabili agli altri responsabili. Comunica per iscritto aggiunte o sostituzioni prima di affidare loro i dati, indicando un termine ragionevole per opposizioni motivate sulla protezione dei dati.
In caso di opposizione, le parti valutano un’alternativa. Il trattamento interessato non è affidato al nuovo fornitore finché non è concordata una soluzione o cessata quella parte del servizio. Agli altri responsabili sono imposti obblighi equivalenti per la parte affidata; FacileHACCP resta responsabile verso il cliente secondo l’articolo 28 GDPR.
I fornitori possono comportare trattamenti o accessi fuori dallo Spazio economico europeo. FacileHACCP effettua tali trasferimenti soltanto su istruzioni documentate e con le garanzie richieste dal capo V GDPR, comprese le verifiche e le misure supplementari necessarie. Stripe gestisce i dati dei pagamenti nei ruoli descritti dalla propria documentazione; questo non lo rende destinatario dei registri HACCP.
Restituzione e cancellazione
Alla cessazione del servizio il cliente sceglie la restituzione o la cancellazione dei dati personali, comprese le copie, salvo conservazioni imposte dalla legge. Può impartire un’istruzione lecita di cancellazione anche prima della cessazione.
Il calendario ordinario prevede 90 giorni per consultare ed esportare i dati e un archivio limitato fino al giorno 120. La scelta del cliente e gli obblighi di legge prevalgono su questo calendario quando richiedono un diverso trattamento.
Le copie di sicurezza sono utilizzate soltanto per il ripristino. Prima di riutilizzare dati ripristinati vengono riapplicate le cancellazioni e le revoche intervenute. FacileHACCP documenta le operazioni di restituzione e cancellazione, i tempi relativi alle copie e le eventuali conservazioni residue, con la loro base giuridica e gli accessi consentiti.
Verifiche e contatto
FacileHACCP mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’accordo e consente e contribuisce ad audit e ispezioni del cliente o di un incaricato. Le modalità sono concordate per tutelare sicurezza e dati degli altri clienti, preservando l’effettività della verifica e i poteri dell’autorità.
Per istruzioni, richieste e incidenti: [email protected]. Il cliente mantiene aggiornati il referente e i suoi recapiti.